Evenimentele corporate – cum să organizezi evenimente memorabile pentru o echipă care a lucrat cu pasiune

Ocaziile speciale sunt celebrate cu muzică, mâncare și multă voie bună, alături de cei dragi. Colegii de muncă nu sunt nici ei mai prejos, pentru că o mare parte a timpului dintr-o zi sau dintr-o săptămână o petreceți împreună. 

Indiferent că îi spui eveniment corporate sau de business, semnificația este aceeași: o ocazie perfectă pentru a socializa într-un cadru informal, cu cei care îți sunt colegi zi de zi, de a-ți extinde rețeaua profesională și, bineînțeles, de a te simți bine. 

 

 

1. Evenimente corporate: ce sunt și cum au apărut

 

Este relativ ușor de spus ce sunt evenimentele corporate, dată fiind denumirea lor, destul de sugestivă. Diferența între un eveniment personal și unul corporate nu ține atât de planificare, care este, în principiu, similară, ci de faptul că ele sunt organizate de către companii, fiind atât o componenentă-cheie a strategiei de marketing, cât și o excelentă cale de comunicare.

 

Evenimentele corporate au început să câștige popularitate în anii ’60 și ’70, odată cu evoluția tehnologiei. Aceasta a coincis cu conștientizarea, de către companii, a faptului că pot avea numeroase beneficii de pe urma acestor evenimente speciale: promovarea afacerii, consolidarea relațiilor cu clienții, angajații, partenerii și potențialii parteneri de afaceri și așa mai departe.

Nu înseamnă că cei care se implicau în afaceri înainte de anii ’50 nu își celebrau succesul sau nu se adunau pentru a se simți bine împreună, doar că acel cadru este semnificativ diferit de ceea ce înseamnă, astăzi, evenimentul corporate. 

 

Pe lângă promovarea brandului sub care sunt organizate, valorilor organizației și crearea unui context oportun discuțiilor cu potențial divers, scopul evenimentelor corporate este și de a consolida relațiile cu clienții, angajații și partenerii de afaceri. 

Sigur, ele pot fi clasificate după mai multe criterii: dimensiune, moment, scop, participanți, durată etc. și într-un fel va fi organizat un eveniment cu 30 de persoane, respectiv unul cu 200 de persoane. Petrecerea de Crăciun sau Anul Nou nu va fi la fel cu evenimentul de lansare a unui nou parteneriat, produs ori serviciu. Foarte mult diferă, de asemenea, evenimentele interne, adresate angajaților companiei, de cele externe, adresate clienților, partenerilor sau presei. Există numeroase particularități de care trebuie ținut cont la fiecare eveniment în parte, pentru ca acesta să fie unul reușit.

2. Evenimentele corporate în București și alte orașe

 

 

Organizarea evenimentului corporate într-un oraș precum Bucureștiul este cea mai ofertantă situație, pentru că paleta de opțiuni este completă. Vei găsi atât spații elegante, cu mult stil, pretențioase, cât și spații mai neobișnuite (o cramă, de exemplu) sau locații fabuloase în aer liber, lângă o pădure sau un lac. O astfel de locație este reprezentată de saloanele Riviera, de pe a căror terasă vei putea admira o priveliște spectaculoasă, spre lacul din Parcul Național.

 

Bucureștiul este un centru important pentru afaceri și, implicit, evenimente de tot felul. De la hoteluri de lux și centre de conferințe, până la restaurante elegante și spații unice, în București vei găsi, fără îndoială, locația perfectă. În plus, orașul se bucură de o bună accesibilitate, chiar și a străinilor, prin aeroporturile internaționale, ceea ce constituie un avantaj major. 

 

Toate acestea nu înseamnă că în alte orașe evenimentele nu pot fi la fel de fermecătoare. Există multe alte locuri în care vei găsi un cadru distinct și unic, cu atracții culturale și istorice, dar și facilități moderne, departe de zgomotul urban. 

Spre exemplu, Cluj-Napoca este un oraș ce dispune de hoteluri și săli de conferințe de înaltă calitate, iar comunitatea cea mai vibrantă este a fondatorilor de start-up-uri. Pentru o atmosferă pitorească și un cadru natural de invidiat, Brașovul este o destinație excelentă. Fiecare oraș poate fi ofertant într-un mod distinct; totul depinde de specificul evenimentului, de participanți, de intenția companiei, în definitiv. 

 

3. Organizarea evenimentelor corporate în cele mai mici detalii

Fiecare eveniment corporate este unic și trebuie organizat într-un fel aparte. Echipa de planificare și organizare este, de regulă, cea în mâinile căreia stă atât succesul, cât și eșecul evenimentului. Tocmai de aceea, este esențial să te asiguri că vei colabora cu oameni nu doar pregătiți și experiență, ci și pasionați de ceea ce fac, pentru că echipa este motorul care impulsionează întregul proces: de la planificare, până la finisarea detaliilor și depășirea situațiilor critice inevitabile. 

3.1. Organizarea de evenimente corporate pentru diferite ocazii

 

 

Așadar, dacă despre evenimente se poate spune că sunt unice și irepetabile, ocaziile sunt, de regulă, similare. Acest aspect nu schimbă faptul că va trebui să iei în calcul, de fiecare dată, brandul și valorile companiei, tipologia invitaților, nevoile și așteptările lor, precum și multe alte aspecte. 

Există mai multe feluri de evenimente corporate și e bine să le cunoști, pentru că vei putea lucra mai bine cu echipa de organizare, dacă vei ști să îi comunici corect tipul de eveniment pentru care urmează să colaborați și intenția pe care o ai, respectiv ce obiective vrei să atingi. 

 

Conferințe și seminarii

Conferințele și seminariile reprezintă evenimente corporative la care se adună experți, profesioniști și participanți curioși sau cu interese țintite, pentru a discuta și a împărtăși cunoștințe, idei și eventuale schimbări survenite într-un anumit domeniu. Pot fi organizate pe diverse tematici și pot avea formate diferite: prezentări, dezbateri sau chiar ateliere practice, suficient de diferite între ele pentru a presupune o pregătire distinctă.

 

Lansări de produse

Lansarea unui produs este un eveniment important în strategia de marketing a unei companii. Aceste evenimente sunt concepute pentru a atrage atenția asupra acestui nou produs și pentru a genera interes în rândul clienților și al presei. Ele pot include prezentări, demonstrații, mostre de produse și activități de marketing interactiv, motiv pentru care tehnica de prezentare aleasă va fi o alegere determinantă în organizare.

 

Evenimente de recompensare a angajaților 

Organizarea unor evenimente speciale pentru a recompensa și a arăta apreciere față de angajații este o modalitate eficientă de a întări loialitatea și implicarea acestora. Aceste evenimente pot lua forma unor petreceri, ceremonii de premiere, excursii sau activități de teambuilding, întărind relațiile dintre angajați, în încercarea de a crea o echipă cât mai motivată și mai productivă.

 

Gale. Aceste evenimente sunt organizate pentru a recunoaște și a premia performanța și realizările din cadrul organizației. Pot include prezentări de premii, discursuri motivaționale, divertisment și alte momente speciale. În ceea ce privește locația, poți opta pentru o sală de bal elegantă, un hotel de lux sau chiar o locație în aer liber, în funcție de numărul estimat de participanți și de bugetul disponibil.

 

Târguri și expoziții

Târgurile și expozițiile sunt evenimente corporate ce adună mai mulți expozanți dintr-un domeniu specific pentru a-și prezenta produsele și serviciile către potențiali clienți. Aceste evenimente oferă o oportunitate excelentă pentru extinderea relației profesionale a participanților, pentru atragere de noi clienți și pentru a dezbate tendințele pieței. Particularitatea lor stă în faptul că va trebui creat un cadru adecvat prezentării acestor produse: dacă unele dintre ele ar arăta spectaculos în aer liber, altele ar fi supuse unor riscuri majore într-un astfel de context. 

 

Reuniuni și adunări generale. Uneori mai simple decât alte tipuri, alteori cu un grad ridicat de complexitate, dat de numărul mare de participanți, aceste evenimente sunt organizate pentru a aduna membrii unei organizații la o masă comună, pentru a discuta aspecte relevante, a lua decizii sau a împărtăși informații și noutăți. Pot include prezentări, discuții, voturi și sesiuni de întrebări și răspunsuri.

 

3.2. Evenimente corporate pas cu pas

 

 

Planificarea și organizarea unui eveniment corporate poate fi o sarcină complexă și solicitantă. Pentru a te ajuta în acest proces, există o serie de pași standard, la care te poți raporta mai ales în discuția cu echipa de planificare, pentru o comunicare eficientă. 

 

• Stabiliți obiectivele evenimentului. Definirea clară a acestora te va ghida în toate etapele organizării. Este deosebit de important dacă e vorba despre promovarea brandului, consolidarea relațiilor cu clienții sau lansarea unui produs nou.

 

• Determină bugetul disponibil. Stabilește suma totală pe care o ai la dispoziție pentru eveniment și împarte-o în funcție de nevoile și prioritățile evenimentului. Asigură-te că incluzi toate cheltuielile estimate, precum locația, cateringul, logistica, marketingul și alte servicii necesare și că echipa de organizare a fost informată asupra plafonului maximal. 

 

• Stabilește data și locația evenimentului. Alege o dată potrivită și găsește o locație adecvată pentru eveniment, luând în considerare capacitatea, facilitățile și accesibilitatea locației în raport cu numărul estimat de participanți și tipologia lor. Uneori, este bine să experimentezi ceva nou, să organizezi ceva inedit, însă există situații în care abordarea clasică este exact ce ai nevoie. 

 

• Elaborează un plan de acțiune. De regulă, este responsabilitatea echipei de planificare și trebuie să cuprindă toate aspectele evenimentului: programul, activitățile, logistica, modalitățile de comunicarea, împărțirea bugetului și evaluarea post-eveniment. Asigură-te că ai și tu un calendar clar cu termene limită și responsabilități pentru fiecare etapă, pentru a putea asigura o supraveghere a întregii organizări.

 

• Identifică furnizorii și partenerii potriviți. Aici, se compară ofertele și se negociază contractele pentru a obține cele mai bune condiții. Dacă alegi să lucrezi individual, cu fiecare, iar organizarea în ansamblu să fie sarcina ta, va fi mai complicat. De regulă, de toate acestea se ocupă echipa pe care ai angajat-o, ținând cont și de bugetul alocat.

 

• Promovează evenimentul. Dezvoltă o strategie de comunicare și promovare a evenimentului a transmite informații relevante participanților sau pentru a le stârni interesul, dacă e cazul. Poți utiliza canale de comunicare eficientă, precum e-mailul, site-ul web și rețelele de socializare, dar alteori este mai bine să trimiți invitații personalizate, fizic.

 

• Gestionează detaliile logistice. Planifică aranjamentul spațiului, alege designul și decorul, stabilește meniul și verifică toate detaliile, pentru a asigura o experiență plăcută invitaților.

 

• Coordonarea evenimentului: Asigură-te că ai o echipă bine pregătită și coordonată pentru a gestiona desfășurarea evenimentului, cu responsabilități clare, la curent cu planul și programul evenimentului și care a fost instruită pentru a interacționa cu anumiți invitați, mai deosebiți, dacă e cazul.

 

• Post-eveniment. După încheierea evenimentului, mulțumește participanților și organizatorilor pentru prezență și colaborare. Analizează rapoartele de evaluare, identifică punctele forte și aspectele care pot fi îmbunătățite pentru evenimentele viitoare și utilizează feedbackul pentru a învăța.

 

Organizarea unui eveniment corporate implică dedicare, planificare și coordonare atentă. Cu o abordare strategică și luând în considerare nevoile și preferințele fiecărui participant, poți crea evenimente corporate de succes. 

4. Organizarea unui eveniment corporate: sfaturi și idei de care merită să ții cont

 

 

Organizarea unui eveniment corporate poate fi o provocare, deja este clar acest aspect, dar cu o planificare atentă și luând în considerare câteva sfaturi și idei, poți asigura un eveniment realmente memorabil.

 

1. Personalizarea evenimentului. De la decor și meniu, până la modalitatea de prezentare, culori și muzică, este esențial să ții cont atât de ocazie, adică de scopul evenimentului, cât și de invitați și gusturile lor, pentru a le crea o experiență memorabilă. Aici, meniurile Riviera, fabuloase și apetisante, sunt un exemplu foarte bun de modalitate prin care poți personaliza evenimentul, pentru că ele oferă această posibilitate.

 

1. Colaborarea cu furnizorii și partenerii. Comunicarea este un „ingredient” de bază în orice tip de relație, iar în contextul planificării unui eveniment corporate cu atât mai mult. Asigură-te că ai comunicat clar echipei de organizare ce nevoi și așteptări ai cu privire la serviciile oferite. Cu cât vei transmite mai corect și mai detaliat aceste informații, cu atât șansele ca rezultatul să fie pe măsura așteptărilor tale sunt mai consistente. 

 

1. Atenția la nevoile invitaților. Fie că este o persoană cu dizabilități, fie că este un străin, unii invitați au nevoi speciale, diferite de ale celorlalți, și este important să le anticipezi. În felul acesta, atmosfera se va menține armonioasă, pentru că ei se vor integra în mod natural și firesc. Pentru o persoană care nu cunoaște limba utilizată de ceilalți participanți, de exemplu, trebuie să asiguri prezența unui traducător. Dacă diversitatea este foarte mare, atunci poate ar fi mai potrivit un sistem mai complex, de traducere în cască. Fiecare situație trebuie evaluată și analizată din toate unghiurile, pentru a găsi soluția optimă.  

 

1. Utilizarea tehnologiei. Având în vedere faptul că tehnologia ocupă tot mai mult spațiu în viața ta și se dezvoltă spectaculos, poți apela la ea inclusiv în organizarea unui eveniment corporate. În primul rând, în contextul organizării propriu-zise sau al comunicării eficiente cu echipa de organizare. În al doilea rând, chiar în timpul evenimentului, dacă se pretează: de la aplicații mobile și sondaje, până la tehnologia de realitate augmentată – există un potențial foarte mare aici, mai ales dacă vrei să te diferențiezi de ceilalți, oferind o experiență cu totul unică și spectaculoasă. 

 

1. Evaluarea și feedbackul. După încheierea evenimentului, nu ezita să îi contactezi pe cei care au participat la el pentru a le solicita un feedback. Este important să faci acest tip de evaluare după încheierea evenimentului, pentru că te va ajuta să îmbunătățești și adaptezi strategia pentru evenimentele viitoare.

 

Organizarea și planificarea evenimentelor corporate implică o abordare strategică și atenție la detalii. Este important să identifici corect nevoile și interesele participanților, poate chiar să le intuiești gusturile și să corelezi activitățile și divertismentul în funcție de preferințele lor. 

 

Alegerea locației potrivite, elaborarea unui program bine structurat și personalizarea evenimentului sunt cheia succesului, de cele mai multe ori. Evenimentele corporate memorabile vor întări diverse relații și pot fi un mijloc de motivare a angajaților, toate acestea în timp ce brandul tău are parte de cea mai de impact formă de promovare. 

 

Surse foto: riviera-park.ro, freepik.com.